この時期（年末年始）を過ぎると
サイトコントローラを使用していても
予約のオーバーブッキングなどトラブルが
少なからず起こったことを振り返ることが多い。
そこでこの時期は宿泊業で当たり前に使っている
サイトコントローラーについて少し書いてみたい。
サイトコントローラーの固有のことを今回語るつもりはないのでサイトコントローラとはに近いことを書いていきたい。
サイトコントローラーあえて一言で言えば
在庫と料金を複数の予約サイトに連動するための
管理装置だ。
自社サイトから複数のOTAに
それぞれに
同じ部屋数、
同じ日付、
同じ条件を手入力するのは日常の
業務から考えると非現実的である。
その手間を減らし更新ミスを防ぐために
サイトコントローラーが使われている。
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まず理解しておきたい前提
サイトコントローラーは
自動で何でも解決してくれる魔法の道具ではない。
基本的な前提として次のことは
最初に理解しておく必要がある。
① 在庫連動は完全なリアルタイムではない
② OTAごとに仕様や反映タイミングに若干違う
③ 基本設定したルール通りにしか動かない
便利な反面考えずに任せると思わぬところで
ズレが生じる。
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在庫連動の基本的な考え方
サイトコントローラーでは
客室在庫を一つの数字として管理する。
例えば
ある日に
8室あると設定すれば
すべての連動先に
その8室が配信される。
どこかで1室売れれば
残りは7室になる。
この仕組み自体はとてもシンプルだ。
ただし実際の運用では次のような要素が
絡んでくる。
・販売停止や再開のタイミング
・キャンセルの反映時間
・複数端末からの同時予約
これらが重なると
数字は合っているのに違和感が発生する。
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初心者がつまずきやすいポイント
初級編として
特につまずきやすいのは
次のあたりだ。
① 残室が少ないときの考え方
② すべてを同時に開け続ける運用
③ 料金変更と在庫変更を同時に行う操作
残室が1〜2室になったとき
すべてのOTAと自社サイトを
同じ条件で開けたままにすると
タイムラグの影響を受けやすくなる。
サイトコントローラーが悪いのではなく
使い方の問題だ。
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残室が少なくなったときの基本ルール
初心者ほど残室が少ないときの
運用ルールをあらかじめ決めておいたほうがいい。
例えば
① 残室2室以下になったら一部OTAを止める
② 自社サイトだけを残す
③ 手動確認に切り替える
どれが正解というより
宿ごとに事故を起こさないための線を
決めておくことが重要だ。
売り切ることより
間違えないことを優先する。
これは
長く続ける宿ほど
自然に身につけている感覚でもある。
こぼれ話だが沖縄などホテル施設では
ハイシーズンはキャンセルや他の施設に予約を振ることを見込んでオーバーブッキングして
予約を取るやり方をする施設も世に中には多く
存在する。
テクニックやノウハウや理想的な方法は
究極のところ施設ごとによりけりである。
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自動化と手動のバランス
サイトコントローラーは
日常運用では
大きな力を発揮する。
ただしすべてを任せきる必要はない。
繁忙日、残室が少ない日、
問い合わせが増えている日。
そういうときは一時的に人為的に
見る割合を増やす。
自動化をやめるのではなく
場面によっては売上利益の最大化を狙うために
人為的にみる部分を事前に決めておく。
それもサイトコントローラーと
長く付き合うコツだ。
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設定よりも運用を見る
初級編としてもう一つ大切なのは
設定画面より実際の動きを見ることだ。
・どのOTAが早く反映されるか
・どの操作で遅れやすいか
・キャンセルはどう戻るか
これはマニュアルより現場の体感のほうが
正確なことも多い。
日々の運用の中で違和感をメモしていく。
それが設定を見直す材料になる。
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サイトコントローラーは敵ではない
トラブルが起きるとサイトコントローラーが
悪者にされがちだ。
だが多くの場合問題は仕組みではなく
前提の理解と使い方にある。
どういう道具なのかどこが得意でどこが弱いのか。
それを理解したうえで宿の運用に合わせて
使い分けていく。
初級編としてはまずそこまで
押さえられれば十分だ。
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運用は少しずつ整えていけばいい
サイトコントローラーは一度で完璧に
使いこなすものではない。
繁忙期
閑散期
人員体制
販売戦略。
状況が変われば最適な使い方も変わる。
だからこそ定期的に立ち止まり仕組みを見直す。
サイトコントローラーは宿の裏側を支える道具だ。
表には出ないがきちんと向き合うほど
経営に効いてくる。
繁忙期でオーバーブッキングなどが起こると
ついついサイトコントローラを無くして
一つに絞ろうかなど選択したくなりますが
そこはよく考えて年間サイトコントローラを経由
して問題が起こっているか？
それ以上に売上に寄与するポイントは
大きいはずだ。なので問題が起こり難いように
するための運用も毎年模索して試していくことが大切です。
しっかり運用を考えてより良い販売の仕組みを
作っていきましょう。
